Menghubungi dosen melalui pesan singkat seperti WhatsApp atau Telegram sudah menjadi hal yang lumrah di era perkuliahan modern. Mahasiswa sering kali harus mengirim pesan untuk berbagai keperluan, mulai dari bertanya tentang materi kuliah, mengonfirmasi jadwal bimbingan, hingga mengumpulkan tugas. Namun, kemudahan teknologi ini sering kali disalahartikan dengan mengabaikan sopan santun dasar.
Sebagai akademisi, dosen memiliki kesibukan yang padat di luar jam mengajar, seperti meneliti, mengabdi pada masyarakat, dan mengurus administrasi kampus. Oleh karena itu, memahami etika berkomunikasi dengan dosen melalui pesan singkat adalah kunci utama agar pesan Anda dihargai dan direspons dengan baik.
Pentingnya Etika dalam Mengirim Pesan ke Dosen
Pesan singkat adalah bentuk komunikasi tertulis yang tidak memiliki intonasi suara. Hal ini membuat penerima pesan, termasuk dosen, sangat bergantung pada pilihan kata dan struktur kalimat yang Anda gunakan untuk menilai maksud dan kesopanan Anda. Menggunakan bahasa yang terlalu santai, mirip seperti berbicara dengan teman sebaya, dapat menimbulkan kesan kurang sopan atau bahkan tidak profesional.
Di lingkungan Universitas Sam Ratulani, menjaga hubungan baik dan profesional dengan tenaga pengajar adalah bagian penting dari proses pembelajaran. Komunikasi yang baik mencerminkan karakter Anda sebagai seorang intelektual muda yang siap terjun ke masyarakat.
Aturan Dasar Mengirim Pesan Singkat
Sebelum mengetik pesan kepada dosen, ada beberapa aturan dasar yang harus selalu Anda perhatikan agar pesan tersebut tidak diabaikan.
1. Perhatikan Waktu Pengiriman
Jangan pernah mengirim pesan di waktu istirahat malam, hari libur nasional, atau akhir pekan, kecuali dalam keadaan yang sangat darurat dan telah mendapat izin sebelumnya. Waktu yang ideal untuk mengirim pesan adalah pada jam kerja, yaitu antara pukul 08.00 hingga 17.00 di hari kerja.
2. Ucapkan Salam dan Perkenalkan Diri
Selalu awali pesan dengan salam yang sesuai dengan keyakinan, kemudian sebutkan identitas Anda dengan jelas. Jangan berasumsi bahwa dosen menyimpan nomor telepon semua mahasiswanya. Sebutkan nama lengkap, NIM, serta kelas atau mata kuliah yang Anda ambil.
Contoh format perkenalan yang benar:
"Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Saya [Nama Anda] dari mahasiswa mata kuliah [Nama Mata Kuliah] kelas [Kelas/NIM]."
3. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan yang tidak lazim (seperti yg, dpt, sblm), atau emoji yang berlebihan. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, sopan, dan mudah dipahami. Kalimat yang berbelit-belit hanya akan membuat dosen kebingungan memahami maksud Anda.
Jika Anda memiliki kendala akademis tertentu, misalnya dalam memahami materi atau menghadapi ujian, Anda dapat membaca panduan terkait pada Panduan Praktis Cara Bertanya kepada Dosen dengan Baik dan Sopan agar komunikasi Anda semakin terarah.
Menyampaikan Maksud dengan Jelas dan Padat
Dosen biasanya menyukai pesan yang langsung pada inti permasalahan namun tetap sopan. Jangan membuat dosen menebak-nebak apa yang Anda inginkan. Sampaikan tujuan Anda dengan lugas di awal setelah bagian perkenalan.
Terkadang, mahasiswa menghubungi dosen karena merasa kesulitan memahami materi tertentu. Agar persiapan akademik Anda tetap terjaga, Anda juga bisa menyimak tips melalui Cara Memahami Mata Kuliah yang Terasa Sulit bagi Mahasiswa.
Selain itu, untuk menghindari kesan menuntut, pastikan Anda tidak terkesan mendesak dosen untuk segera membalas pesan Anda. Berikan waktu yang wajar bagi mereka untuk membaca dan merespons pesan tersebut.
Hal yang Harus Dihindari Saat Mengirim Pesan ke Dosen
Masih banyak mahasiswa yang melakukan kesalahan sepele namun berakibat fatal pada impresi dosen terhadap mereka. Berikut adalah beberapa hal yang wajib dihindari:
- Langsung menelepon tanpa izin: Jangan pernah melakukan panggilan suara atau video call tanpa membuat janji atau bertanya terlebih dahulu lewat chat.
- Mengirim pesan kosong (hanya memanggil nama dosen): Contohnya hanya mengirim "Pah/Buh" atau "Selamat pagi, Pak" tanpa melanjutkan isi pesan. Ini sangat tidak efisien dan membuang waktu.
- Memaksa balasan cepat: Bersabarlah menunggu jawaban. Jika dalam waktu 1×24 jam belum dibalas pada hari kerja, Anda boleh mengirimkan pesan pengingat (reminder) secara sopan.
Ketika Anda sudah mendapatkan arahan atau bimbingan dari dosen, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih sebagai wujud apresiasi atas waktu dan bantuan yang telah diberikan.
Kesimpulan
Etika berkomunikasi dengan dosen melalui pesan singkat bukan sekadar formalitas, melainkan bentuk penghormatan terhadap profesi pendidik. Dengan menerapkan aturan waktu, penggunaan bahasa yang sopan, perkenalan diri yang jelas, serta penyampaian maksud yang lugas, Anda tidak hanya membangun citra diri yang baik, tetapi juga memperlancar proses perkuliahan Anda. Selalu junjung tinggi sopan santun di mana pun Anda berada, termasuk dalam ruang digital.
Featured image: Tubagus Alief Leo / Pexels
Leave a Reply